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Portaria Detran/RS n.º 040/2022 estabelece o Plano de Classificação de Documentos e atualiza a Tabela de Temporalidade de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito
10 DE FEVEREIRO DE 2022

Estabelece o Plano de Classificação de Documentos e atualiza, com a inclusão de novos tipos documentais, a Tabela de Temporalidade de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito.

O DIRETOR-GERAL DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL – DETRAN/RS, no uso das atribuições conferidas pelo artigo 6.° da Lei Estadual n.º 10.847, de 20 de agosto de 1996, combinado com o artigo 5.° da Lei Estadual n.º 14.479, de 23 de janeiro de 2014; e

considerando o disposto na Lei Federal n.º 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

considerando o disposto no art. 325 da Lei Federal n.º 9.503, de 23 de setembro de 1997 – CTB, e atualizações;

considerando o disposto na Lei Federal n.º 12.527, de 18 de novembro de 2011;

considerando o disposto na Resolução do Conselho Nacional de Arquivos n.º 40, de 09 de dezembro de 2014;

considerando o disposto na Lei Estadual n.º 15.612, de 06 de maio de 2021;

considerando o disposto no Decreto Estadual n.º 52.808, de 18 de dezembro de 2015;

considerando a Instrução Normativa nº 01/2016 do Secretário de Estado de Modernização Administrativa e de Recursos Humanos;

considerando o disposto na Portaria DETRAN/RS n.º 40, de 02 de abril de 2002;

considerando o disposto na Portaria DETRAN/RS n.º 311, de 02 de dezembro de 2009;

considerando o disposto na Portaria DETRAN/RS nº 110, de 12 de abril de 2021;

considerando o disposto no expediente PROA n.º 21/1244 – 0036708-2,

RESOLVE:

Art. 1° Estabelecer o Plano de Classificação de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul, conforme consta no Anexo I desta Portaria.

Art. 2º O Plano de Classificação de Documentos do DETRAN/RS será atualizado sempre que houver a necessidade, por acréscimo ou cessação de tipologias documentais, em função do desempenho das atividades institucionais do Departamento.

Art. 3º O Plano de Classificação de Documentos do DETRAN/RS aplica-se ao conjunto documental de âmbito do Departamento, analogamente, aos documentos em meio físico e digital; estes últimos, desde que os formatos e os sistemas utilizados para sua geração, tramitação e arquivamento atendam ao disposto no arcabouço técnico e jurídico pertinente, apresentando os elementos que assegurem a integridade, a autenticidade, a confiabilidade, a auditabilidade e a acessibilidade desses documentos.

Art. 4º Estabelecer a atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul (TTD-DETRAN/RS), conforme consta no Anexo II desta Portaria.

Art. 5º Esta versão atualizada da TTD-DETRAN/RS poderá ser modificada, em sinergia com o disposto no Art. 2º supra, de acordo com as necessidades do Departamento.

Art. 6º A versão integral e atualizada da referida Tabela de Temporalidade de Documentos, poderá ser disponibilizada mediante solicitação ao e-mail institucional: cedoc@detran.rs.gov.br .

Art. 7º Os prazos e destinos estabelecidos na TTD-DETRAN/RS aplicam-se, analogamente, aos documentos em meio físico e digital, para estes últimos, respeitando aos mesmos parâmetros apregoados no Art. 3º supra.

Art. 8º Revogam-se os Anexos I das Portarias DETRAN/RS nº 227, de 01 de julho de 2010; nº 311, de 10 de setembro de 2010; nº 294, de 11 de julho de 2011; nº 338, de 20 de julho de 2012; nº 089, de 18 de março de 2016; nº 177, de 03 de junho de 2016; nº 045, de 31 de janeiro de 2017 e nº 437, de 16 de agosto de 2018; também, in totum, as Portarias DETRAN/RS nº 195, de 04 de maio de 2012; nº 261, de 11 de junho de 2019 e nº 118, de 09 de março de 2020, em função de o conteúdo dessas estar copilado, e atualizado, no Anexo II infra desta Portaria, mantendo-se o demais teor do disciplinado nas normativas suprarreferidas.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Enio Bacci.

Anexo I

Plano de Classificação de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito do Rio Grande do Sul – DETRAN/RS

O Plano de Classificação de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul – DETRAN/RS foi estruturado com base no método de classificação funcional, em que os tipos e subséries documentais ficam relacionados à área, função, subfunção e série as quais originam a sua produção.

O primeiro critério para a classificação dos documentos reside na identificação da área que o originou, sendo Área Fim, todas as atividades inerentes e específicas de competência do Departamento vinculadas à razão da sua criação, e normatizadas em seu Regimento Interno. As Atividades Meio, se constituem nas atividades jurídico-administrativas que prestam o necessário apoio ao desempenho da missão institucional da Autarquia.

A Área Fim do Departamento corresponde ao conjunto de funções que estão diretamente ligadas às competências estabelecidas no Parágrafo único do Art. 1º do Anexo Único do Decreto nº 51.612, de 03 de julho de 2014, do Estado do Rio Grande do Sul, em sinergia com as determinações emanadas pelo Código de Trânsito Brasileiro, naquilo que disciplina as competências dos órgãos executivos de trânsito. Consideram-se Funções, os objetivos de alto nível de responsabilidade da Autarquia, espelhando as atribuições das unidades organizacionais; para as Áreas Fim e Meio foram identificadas as seguintes funções, com atribuição de codificação numérica 01 e 02, respectivamente sendo:

01 – Promover a Gestão do Trânsito com Qualidade, Ética e Transparência, Educando os Cidadãos e Fazendo Cumprir as Normas em Defesa da Vida.

02 – Apoio à Gestão e Tomada de Decisão Departamental.

Considera-se Subfunção, o conjunto das várias atividades relacionadas a uma função, organicamente vinculadas a essa por uma questão logística ou organizacional, por seu turno, a Série, vincula ações ou tarefas decorrentes à execução das atividades preconizadas na subfunção. Consideram-se Subséries ou Tipo Documental o conjunto de documentos produzidos em resultado do exercício das atividades de uma mesma série, originando a comprovação material dessas, o documento, no qual reside o ânimo da temporalidade e destinação.

Destarte, constitui a parte técnica da estrutura do Plano de Classificação de Documentos da Autarquia as Funções, Subfunções e Séries, como níveis macro, onde serão inclusos os dois subsequentes níveis hierárquicos: Subséries e Tipos Documentais, nos quais efetivamente se classificam os documentos propriamente ditos do Departamento.

Baseado na lógica de hierarquização, para fins de atribuição de codificação aos documentos, considera-se o arranjo dos níveis do mais amplo ao mais específico, compreendendo desde a função até o documento, sendo:

Nível Primeiro: Função

Nível Segundo: Subfunção

Nível Terceiro: Série

Nível Quarto: Tipo Documental (ou Subsérie)

A partir desta estrutura, a composição da codificação numérica identifica, no primeiro campo numérico a função, no segundo a subfunção, no terceiro a série e, no último, a tipologia documental (ou subsérie), sendo todos os campos devidamente separados por um ponto. A exemplo:

O Código de Classificação, em particular nos níveis de Subsérie e Tipo Documental, composto por uma codificação numérica que espelha a função ou atividade para qual o documento fora produzido/recebido, deve servir de base indicativa aos sistemas utilizados para controle e gestão documental de âmbito da Autarquia, em especial, na estruturação de metadados, visando mitigar possíveis perdas da informação dos documentos natos digitais ou digitalizados.

O Plano de Classificação de Documentos será periodicamente reavaliado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Autarquia (CPAD-DETRAN/RS), sem prejuízo à motivação dos setores para a realização de atualizações pertinentes ao mesmo, naquilo que concerne aos documentos de suas alçadas. O presente Plano aplica-se tanto aos documentos em suporte físico quanto aos virtuais/eletrônicos gerados, tramitados e arquivados pelo conjunto dos sistemas informacionais utilizados pela Autarquia, de maneira isonômica.

01 Promover a Gestão do Trânsito com Qualidade, Ética e Transparência, Educando os Cidadãos e Fazendo Cumprir as Normas em Defesa da Vida.

Enquadram-se nessa Função, as subfunções referentes à habilitação e formação de condutores, a realização de exames de direção veicular, registro, licenciamento, remoção, depósito, leilões e desmanches de veículos, assim como a fiscalização, suspensão e cassação de condutores.

01.01 Exercer Ações Executivas e de Acompanhamento e Propor, para Deliberação da Diretoria, Matérias de Interesse da Autarquia no que Concerne às Áreas de: Habilitação e de Formação de Condutores(as).

Enquadra-se nessa subfunção a série referente ao registro e controle de habilitados no Estado.

1. Registro e Controle de Habilitação de Condutores(as).

Nessa série incluem-se as subséries referentes às atualizações de cadastros de condutores, dispensa de etapas de habilitação, isenção de taxas, supervisão de atividades de Centros de Formação de Condutores (CFCs) credenciados, informações relativas à realização de exames médico, psicológico e toxicológico.

01.01.01.01 Manter Atualizado os Dados Referentes às Carteiras de Habilitação Antigas – Prontuário Geral Único (PGU) – e os Documentos de Habilitação Estrangeira, Tanto de Condutores(as) Estrangeiros(as) como de Brasileiros(as) Habilitado(as) em Outros Países.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

1. (P) Prontuário de Condutor das Circunscrições de Trânsito (CIRETRANS) encerradas (suporte papel)
2. (M) Prontuário de Condutor das Circunscrições de Trânsito (CIRETRANS) encerradas (suporte microfilme)
3. Requerimento para Atualização ou Inclusão de Dados Referentes às Carteiras de Habilitação Antigas – Prontuário Geral Único (PGU)
4. Requerimento para Atualização ou Inclusão de Dados Referentes às Habilitações Estrangeiras

01.01.01.02 Manter Atualizado o Cadastro dos(as) Condutores(as) nos Sistemas do Estado e na Base Nacional de Condutores do Departamento Nacional de Trânsito (DENATRAN).

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.01.01.02.01 Requerimento para Atualização ou Correção de Dados de Candidatos(as) ou Condutores(as)

01.01.01.02.02 Requerimento para Atualização de Dados na Base Nacional de Condutores

01.01.01.02.03 Requerimento para Regularização do Prontuário ou do Registro Nacional de Carteira de Habilitação (RENACH) para emissão de Carteira Nacional de Habilitação (CNH)

01.01.01.02.04 Requerimento para Emissão de Certidão de Prontuário

01.01.01.02.05 Requerimento para Inclusão de Impedimento por Interdição Judicial

01.01.01.02.06 Solicitação de Transferência de Prontuário (CNH ou RENACH) de Outro Estado para O Rio Grande do Sul (RS)

01.01.01.02.07 Requerimento de Outros Órgãos Solicitando Informações de Candidatos(as) ou Condutores(as) do Rio Grande do Sul (RS)

01.01.01.02.08 Processo de Cumprimento de Penalidade Entre Estados

01.01.01.02.09 CNH Anterior Devolvida ao Centro de Formação de Condutor (CFC)

01.01.01.03 Realizar as Dispensas de Etapas de Habilitação e Isenções de Taxas.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.01.01.03.01 Solicitação de Isenção de Taxa de Habilitação

01.01.01.03.02 Requerimento de Dispensa de Etapas de Habilitação

01.01.01.03.03 Atas de Registro de Cursos e Exames para Dispensa de Etapas Realizadas em Corporações Militares

01.01.01.04 Acompanhar, Avaliar e Supervisionar as Atividades dos Centros de Formação de Condutores (CFCs).

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.01.01.04.01 Relatórios de Supervisão dos Centros de Formação de Condutores e dos Seus Profissionais

01.01.01.04.02 Relatórios e Ata de Transferência de Material em Caso de Descredenciamento de CFC

01.01.01.04.03 Requerimento para Reemissão de Documentos de Habilitação

01.01.01.04.04 Requerimento para Assinatura de Registro de Certificado de Cursos para Profissionais de CFC

01.01.01.04.05 Relatórios de Análise e Sugestões de Aprimoramento de Normativas, do Sistema Informatizado e/ou de Atividades Relacionadas com o Processo de Habilitação

01.01.01.04.06 Ata de Reunião sobre o Sistema de Gerenciamento de Informações de Habilitação (GID-HAB)

01.01.01.05 Acompanhar a Inclusão de Informações Relativas a Exames Médicos, Psicológicos e Toxicológicos de Condutores(as).

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.01.01.05.01 Laudos e Prontuários Médicos da Junta Médica do DETRAN

01.01.01.05.02 Recurso de Reavaliação de Resultado de Perícias Médicas e Psicológicas

01.01.01.05.03 Comunicações do Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS), do Poder Judiciário ou Outros Órgãos Previdenciários Sobre Concessão de Benefício à Segurado

01.01.01.05.04 Fornecimento ou Correção de Exame Médico e/ou Psicológico

01.01.01.05.05 Requerimento de Dispensa de Exame Médico e/ou Psicológico para Tripulantes de Aeronaves

01.01.01.05.06 Reemissão de CNH Devido a Equívoco em Exame Médico e/ou Psicológico

01.01.01.05.07 Requerimentos de Órgãos Oficiais de Informações sobre Exames Médicos e/ou Psicológicos

01.01.01.05.08 Requerimento de Informações ou Procedimentos sobre Exames Toxicológicos

01.01.01.05.09 Denúncias ou Informações sobre Exames Médicos ou Psicológicos

01.01.01.05.10 Realização de Prova Prática em Comissão Especial

01.01.01.05.11 Autorização para Realizar Exame em Outro CFC

01.02 Exercer Ações Executivas e de Acompanhamento e Propor, para Deliberação da Diretoria, Matérias de Interesse da Autarquia no que Concerne às Áreas de: Exames de Direção Veicular.

Enquadra-se nessa subfunção a série referente à operacionalização dos exames teórico e prático de habilitação para condução de veículos automotores.

01.02.01 Gestão e Aplicação de Exames Teórico-Técnicos e Práticos de Direção Veicular.

Nessa série incluem-se as subséries referentes à aplicação, avaliação, reavaliação e demais atividades de gestão concernentes aos exames teórico-técnico e prático aos candidatos para habilitação na condução de veículos automotores.

01.02.01.01 Exames Práticos.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.02.01.01.01 Prova Prática

01.02.01.01.02 Recurso de Prova Prática

01.02.01.01.03 Relação de Candidatos de Prova Prática

01.02.01.02 Exames Teórico-Técnico.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.02.01.02.01 Caderno de Questões de Prova Teórica

01.02.01.02.02 Grade de Resposta de Prova Teórica

01.02.01.02.03 Recurso de Prova Teórica

01.02.01.02.04 Ata de Prova Teórica

01.03 Exercer Ações Executivas e de Acompanhamento e Propor, para Deliberação da Diretoria, Matérias de Interesse da Autarquia no que Concerne às Áreas de: Registro e Licenciamento de Veículos.

Enquadra-se nessa subfunção a série referente à gestão e controle da atividade de registro e licenciamento de veículos automotores.

01.03.01 Gestão dos Procedimentos Relativos à Registro e Licenciamento de Veículos.

Nessa série inclui-se a subsérie atinente a operacionalização do processo de registro e licenciamento de veículos automotores, realizados pelos credenciados da Autarquia especificamente para essas funções.

01.03.01.01 CIRETRANS Encerradas.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.03.01.01.01 (P) Prontuário de Veículo (suporte papel)

01.03.01.01.02 (M) Prontuário de Veículo (suporte microfilme)

01.03.01.02 Centros de Registro de Veículos Automotores (CRVAs).

Na presente Subsérie enquadra-se o seguinte tipo documental:

01.03.01.02.01 Processo de Registro de Veículo

01.03.01.03 Identificação Veicular.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.03.01.03.01 Documentos Resultantes do Processo da Fabricação de Placas

01.03.01.03.02 Documentos Resultantes do Processo de Estampagem de Placas

01.04 Exercer Ações Executivas e de Acompanhamento e Propor, para Deliberação da Diretoria, Matérias de Interesse da Autarquia no que Concerne às Áreas de: Remoção, Depósito e Leilões de Veículos.

Enquadra-se nessa subfunção a série referente à gestão e controle das atividades de remoção e depósito de veículos automotores nos Centros de Remoção e Depósito (CRDs) credenciados da Autarquia para operacionalização dessa função, bem como a realização de leilões veiculares.

01.04.01 Gestão, Registro e Controle de Remoção, Depósito e Leilões de Veículos.

Nessa série incluem-se as subséries atinentes à operacionalização dos procedimentos do depósito de veículos automotores, executado por credenciado da Autarquia, e da realização de leilão de veículos.

01.04.01.01 Depósitos.

Na presente Subsérie enquadra-se o seguinte tipo documental:

01.04.01.01.01 Processo de Veículo em Depósito

01.04.01.02 Leilões.

Na presente Subsérie enquadra-se o seguinte tipo documental:

01.04.01.02.01 Processo de Leilão Veicular

01.05 Propor, para Deliberação da Diretoria, Matérias de Interesse da Autarquia no que Concerne às Áreas de Suspensão e Cassação de Condutores e de Infrações de Trânsito.

Enquadram-se nessa subfunção as séries referentes à identificação do condutor infrator, do direito à defesa administrativa e da aplicação das penalidades previstas no Código de Trânsito Brasileiro pertinentes às infrações cometidas contra a segurança no trânsito.

01.05.01 Registro e Controle de Infrações e Penalidades de Trânsito.

Nessa série incluem-se as subséries atinentes à operacionalização dos procedimentos de apuração administrativa de infrações de trânsito, do amplo direito à defesa administrativa ao condutor infrator e da dosimetria na aplicação da punição, com base no estipulado na legislação vigente.

01.05.01.01 Identificação do Condutor Infrator.

Na presente Subsérie enquadra-se o seguinte tipo documental:

01.05.01.01.01 Apresentação de Condutor

01.05.01.02 Defesa de Direitos

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.05.01.02.01 Defasa de Autuação

01.05.01.02.02 Recurso de Infração de 1º Instância na Junta Administrativa de Recursos de Infrações (JARI)

01.05.01.02.03 Recurso de Infração de 2º Instância

01.05.01.02.04 Ata de Reunião, Ata Síntese e Ata de Sessão Ordinária da JARI

01.05.01.03 Suspensão e Cassação de Direitos

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

01.05.01.03.01 Processo de Suspensão do Direito de Dirigir por Infração

01.05.01.03.02 Processo de Suspensão do Direito de Dirigir por Pontuação

01.05.01.03.03 Processo de Cassação do Direito de Dirigir

01.05.01.03.04 Ofícios e Determinações Judiciais

01.05.01.03.05 Comunicação de Entrega de CNH para Cumprimento de Penalidade

01.05.01.03.06 Requerimentos dos Cidadãos

02 Apoiar a Gestão do Departamento Estadual de Trânsito em suas Atividades-meios.

Enquadram-se nessa Função, as subfunções referentes às áreas de cadastramento e credenciamento de empresas e profissionais, ouvidoria institucional, finanças, contabilidade, gestão de recursos humanos, gerência de licitações contratos e convênios, assessoramento jurídico, administração de patrimônio e almoxarifado, gestão documental, serviços gerais, entre outras áreas correlatas.

02.01 Gerenciar e Propor para Deliberação da Autarquia Matérias Relacionadas às Áreas de Patrimônio, Almoxarifado e Gestão Documental.

Enquadra-se nessa Subfunção a Série referente à gestão e controle das atividades de almoxarifado, aquisição, gestão e baixa de patrimônio, recebimento de documentos e a tramitação desses entre os setores, bem como as atividades inerentes à gestão documental de âmbito da Autarquia.

02.01.01 Gestão e Deliberação sobre Matérias Ligadas Às Áreas de Patrimônio, Almoxarifado e Gestão Documental.

Na presente Série enquadram-se as Subséries que tratam da operacionalização de cadastro e gestão de material permanente e de consumo utilizados setores, do controle e rotina de protocolo interno/externo, e da gestão de documentos gerados/recebidos pela Autarquia no desempenho de suas funções.

02.01.01.01 Gestão da Distribuição de Material de Consumo e Permanente.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

02.01.01.01.01 Guia de Entrega de Material de Consumo

02.01.01.01.02 Guia de Cadastro de Material de Consumo

02.01.01.02 Controle de Rotinas Relacionadas ao Protocolo, Recebimento e Envio de Documentos e Correspondências Administrativas.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

02.01.01.02.01 Listagem de Correio

02.01.01.02.02 Folha Índice

02.01.01.02.03 Aviso de Recebimento de Correspondências Enviadas ou Recebidas

02.01.02.02.04 Guias de Remessa dos Sistemas SPI/SPD/SPDWEB/SIT

02.01.01.03 Gestão Documental

02.01.01.03.01 Pesquisa e Busca de Microfilmes

02.01.01.03.02 Pesquisa e Busca de Prontuários

02.01.01.03.03 Solicitações dos Setores Internos de Desarquivamento de Documentos

02.01.01.03.04 Controle de Triagem e Busca de Documentos

02.01.01.03.05 Listagem de Eliminação de Documentos de Empresa Credenciada

02.01.01.03.06 Termo de Arrecadação de Documentos de Empresa Credenciada

02.01.01.03.07 Termo de Eliminação de Documentos Realizado por Empresa Credenciada

02.02 Gerenciar e Propor para Deliberação da Autarquia Matérias Relacionadas à Área de Ouvidoria.

Enquadra-se nessa Subfunção a Série referente à gestão e controle das atividades inerentes ao serviço de ouvidoria institucional.

02.02.01 Gestão e Deliberação sobre Matérias Ligadas à Ouvidoria Institucional.

Na presente Série enquadram-se as Subséries que tratam da prestação de informações aos cidadãos, entes públicos e demais entidades da sociedade civil, de competência da Autarquia, bem como o controle desses atendimentos.

02.02.01.01 Fornecimento de Informações aos Cidadãos e Órgãos Públicos.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

02.02.01.01.01 Fornecimento de Informações ao Poder Judiciário

02.02.01.01.02 Fornecimento de Informações a Delegacias e Outros Órgãos

02.02.01.01.03 Fornecimento de Informações aos Cidadãos Mediante Instrumento Particular

02.02.01.02 Controle de Atendimento.

Na presente Subsérie enquadram-se os seguintes tipos documentais:

02.02.01.02.01 Cópia de Auto de Infração de Trânsito (AIT) não Retirado

02.02.01.02.02 Cópia de Protocolos Originais

02.02.01.02.03 Requerimento ou Protocolo Cancelado

02.02.01.02.04 Declaração de Retirada de Cópia

02.02.01.02.05 Controle de Guia de Entrega de Documentos

02.02.01.02.06 Controle de Malote de Entrega de Documentos

02.03 Gerenciar e Propor para Deliberação da Autarquia Matérias Relacionadas à Área de Cadastramento e Credenciamento de Empresas e Profissionais.

Enquadra-se nessa Subfunção a Série referente ao credenciamento, gestão e controle de atividades de empresas e profissionais vinculados à Autarquia no desempenho das atribuições institucionais que lhes são delegadas.

02.03.01 Gestão e Deliberação sobre Matérias Vinculadas ao Credenciamento e Cadastramento de Empresas e Profissionais para o Exercício das Atividades Fim da Autarquia.

Na presente Série enquadram-se Subséries e Tipos Documentais atinentes às atividades de inclusão e validação de documentos de regularidade de empresas e profissionais aptos ao desempenho de funções finalísticas da Autarquia, por essa delegada. Englobando a verificação e controle da regularidade e qualificação do quadro de colaboradores, assim como a regulamentação de veículos vinculados aos credenciados.

02.03.01.01 Gestão do Cadastro e Credenciamento de Profissionais.

02.03.01.01.01 Dossiê de Profissional Credenciado ou Cadastrado

02.03.01.01.02 Documentos Relativos à Formação e à Atuação de Profissionais

02.03.01.02 Gestão do Cadastro de Veículos Vinculados à Empresa

02.03.01.02.01 Dossiê de Veículo

02.03.01.03 Gestão do Cadastro de Empresas Credenciadas ou Cadastradas

02.03.01.03.01 Documentação Relativa ao Cadastro ou a Atuação da Empresa

Anexo II

Tabela de Temporalidade de Documentos do Departamento de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul – DETRAN/RS

A Tabela de Temporalidade de Documentos do Departamento Estadual de Trânsito do Estado do Rio Grande do Sul – DETRAN/RS consiste na ferramenta base para a operacionalização da gestão

documental de âmbito da Autarquia, determinando os prazos de custódia e a destinação dos documentos gerados e recebidos pelo Departamento no desempenho de suas atribuições e atividades. Estruturado a partir do Plano de Classificação de Documentos do DETRAN/RS, os tipos documentais ou subséries arrolados nessa estrutura passaram pelo processo de avaliação através de reuniões deliberativas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, juntamente com as áreas produtoras dos documentos.

A partir da análise da Tabela de Temporalidade de Documentos, é possível ter acesso à informação sobre o prazo o qual um documento detém ânimo operacional, por quanto tempo deve permanecer arquivado à disposição para eventuais consultas, em função da questão de segurança prescricional e/ou precaucional e o seu destino, qual seja, a eliminação ou a preservação permanente.

A estrutura da Tabela de Temporalidade de Documentos fora organizada, basicamente, em duas partes, tratando a primeira das atividades finalísticas da Autarquia, e a segunda das atividades meio, seguindo fielmente o esquema intelectual do Plano de Classificação de Documentos. Dessa forma, os prazos e destinos são atribuídos exclusivamente no nível do tipo documental ou da subsérie, todos os outros níveis superiores fazem parte da composição teórica utilizada para o agrupamento dos documentos do Departamento.

A Tabela de Temporalidade de Documentos apresenta as seguintes determinações/informações em seus campos, como segue:

• Prazos de Guarda– Fase Corrente: determina o limite temporal em que o documento deve permanecer junto ao setor de origem após a cessação do seu trâmite, ou seja, a conclusão do objetivo ao qual o documento fora produzido ou recebido. Fase Intermediária: tempo que o documento deve permanecer no aguardo da conclusão desse prazo precaucional ou prescricional.
• Destinação– Indica o destino do documento, se a eliminação, respeitado todos os trâmites administrativos e legais pertinentes, ou a preservação em caráter permanente.
• Informações Complementares e Observações– Registro dos atos administrativos referentes à avaliação do documento, e outros dados que se fizerem necessários para instruir quanto à utilização, organização, migração de suporte, sistemas ou demais orientações relevantes.

CONJUNTO DOCUMENTAL PERTINENTE ÀS ÁREAS-FIM DA AUTARQUIA

CONJUNTO DOCUMENTAL PERTINENTE ÀS ÁREAS-MEIO DA AUTARQUIA

ENIO BACCI

Fonte: Detran/RS